plor, planowanie, organizacja, zarządzanie, dokumenty, papiery

Porządki w papierach to ciężka sprawa, jednak nie unikniona. Odpowiednia organizacja dokumentów osobistych, biurowych czy firmowych to podstawa dobrego funkcjonowania. Jeśli chcesz panować nad sytuacją i wiedzieć gdzie co masz musisz zadbać o odpowiednią organizacje dokumentów.

ORGANIZACJA DOKUMENTACJI

STRATEGIA

To jeden z najważniejszych kroków , jak nie najważniejszy przy organizacji dokumentów.

Aby łatwo było się poruszać w papierach, które każdy z nas posiada – potrzebujemy określonego systemu.

Przyniesie on wiele korzyści! podczas poszukiwań i z samego korzystania, a przede wszystkim da Ci wiele satysfakcji, że sam go stworzyłeś.

STRATEGIA = PODSTAWA


  1. Określ miejsce przechowywania dokumentów, czy będą to segregatory, teczki, pudła?
  2. Nie obędzie się bez przejrzenia dokumentów – będzie to konieczne do stworzenia kategorii jakie będziemy wykorzystywać w organizacji swojej pracy.
  3. Określ te kategorie – nazwij je i stwórz sposób segregacji (ułożenia) dokumentów
  4. Zakup potrzebne rzeczy lub skorzystaj z tych, które posiadasz w domu. Zadbaj o to aby różniły się kolorami. Łatwiej będzie zapamiętać i powiązać dany kolor z kategorią a niżeli mieć wszystkie niebieskie segregatory i szukać który jest od czego.

SORTOWANIE

Ten etap pracy jest czasochłonny – zabierze ci najwięcej czasu ale później będzie już tylko lepiej. Aby rozpocząć sortowanie należy: gdzie będzie się znajdowała określona kategoria. Przeglądając dokumenty odkładaj każdy dokument zgodnie z kategorią przypisana do określonego stosu.

planowanie, organizacja, zarządzanie,plor

DOKUMETY– nie należące do żadnej kategorii odłóż do ponownego przeanalizowania bądź zniszczenia.

PORZĄDKOWANIE

Wybrałeś już rodzaj przechowywania dokumentacji, posortowałeś ją – teraz kolej na ułożenie!

Układaj dokumenty wg, okresów, nazw – jak wolisz, ważne abyś sam wiedział, że taki układ istnieje.

Krok po kroku docieramy do opisania segregatorów, teczek pudeł lub tego co wybrałeś i czego używasz.

Teraz tylko kwestia zapamiętania i przyzwyczajenia się jak działa Twój system.

WAŻNE !

Należy utrzymywać porządek w dokumentach.

Kiedy dochodzą nowe dokumenty, odkładaj je na swoje wyznaczone już miejsce.

Co pewien czas przejrzyj i sprawdź czy nie zrobił się bałagan.

planowanie, organizacja, zarządzanie,plor

 

Mając taką organizację dokumentów, zawsze będziesz wiedzieć w którym miejscu co się znajduje. Porządek jednak daje chwilę spokoju!

A jak wasza organizacja dokumentów – podziel się swoimi pomysłami na porządkowanie.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *